นิตยสาร สสวท. ฉบับที่ 220 กันยายน - ตุลาคม 2562

24 นิตยสาร สสวท วนิดา สิงห์น้อย • เจ้าหน้าที่อาวุโส สาขาคณิตศาสตร์มัธยมศึกษา สสวท. • e-mail: wsing@ipst.ac.th E-Office ส�ำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ช่วยท�ำงานในยุค 4.0 E-Office ส�ำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารก้าวไกลไปมาก ถือเป็นยุคการสื่อสารที่ไร้พรมแดนโดยแท้จริง ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ของโลกก็สามารถติดต่อสื่อสารกันได้เพียงแค่มีคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่เชื่อมต่อกับระบบ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต การเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลกระทบต่อสังคม เศรษฐกิจ การศึกษา และอื่นๆ อีกมากมาย แม้แต่วิธี การท�ำงานในส�ำนักงานก็เช่นเดียวกัน ซึ่งหากไม่ปรับตัวและพัฒนาให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็จะส่งผลกระทบ ต่อองค์กรได้ ในปัจจุบัน องค์กรส่วนใหญ่มีวิธีการท�ำงานในส�ำนักงานเปลี่ยนแปลงไปมาก เนื่องจากมีการน�ำเครื่องมือที่ทันสมัย ผนวกกับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนการท�ำงาน การสื่อสารในรูปแบบต่างๆ มีการพัฒนาให้ ก้าวหน้าไปมาก และการส่งผ่านข้อมูลท�ำให้ลื่นไหลได้สะดวก รวดเร็ว สามารถประมวลผลได้ทันที (Real Time) ช่วยแบ่งเบา ภาระงาน ท�ำให้การท�ำงานมีความรวดเร็วคล่องตัว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร การประมวลผล การจัดเก็บ การค้นหา และการส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรหรือส่งออกภายนอกองค์กร สามารถท�ำได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที และประหยัดเวลามาก เมื่อเทียบกับวิธีการท�ำงานแบบดั้งเดิมที่ใช้การรับ-ส่งข้อมูลแบบกระดาษ ซึ่งใช้เวลาในการน�ำส่งสาร และรอการตอบกลับ และหากต้องส่งไปหลายหน่วยงานก็ยังต้องท�ำส�ำเนาเพิ่มเติม รอการส่งเอกสารกระดาษกลับมาให้ ครบถ้วนเพื่อประมวลผลต่อไปซึ่งใช้ระยะเวลาในการรับ-ส่งเอกสาร และเสี่ยงต่อการสูญหายสิ่งเหล่านี้มีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ของผู้ใช้ข้อมูลและผู้บริหารองค์กรที่ในบางเรื่องต้องท�ำงานแข่งกับเวลา E-Office หรือส�ำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ในบางครั้งก็ใช้ค�ำว่า Office Automation หรือส�ำนักงานอัตโนมัติ คือการน�ำ ระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ร่วมกับระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการในส�ำนักงานหรือองค์กร โดยมุ่งเน้น การบริหารจัดการเอกสารเข้า-ออก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บเอกสาร แก้ไขเอกสาร งานเอกสารทางด้านบัญชี และ การใช้ประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย โดยอ�ำนวยความสะดวกในเรื่องการลดขั้นตอน ลดระยะเวลา ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ (paperless) และอ�ำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการ การรับ-ส่งข้อมูลข่าวสาร มีการจัดเก็บเอกสารในลักษณะไฟล์ดิจิทัล อย่างเป็นระบบ มีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถเข้าถึงและค้นหาข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานจะไม่อยู่ในส�ำนักงาน ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ นอกจากนี้ ยังช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร จะเห็นได้ว่าคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต รวมถึงเครื่องมืออุปกรณ์อื่นๆ ที่จ�ำเป็นมีบทบาทส�ำคัญในการท�ำงานในองค์กรต่างๆ เป็นอย่างมาก ทุกหน่วยงานจะต้องมีไว้ ให้พนักงานใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานภาครัฐเองก็รณรงค์และสนับสนุนให้มีการน�ำเทคโนโลยี สารสนเทศมาปรับใช้ในการปฏิบัติงานที่มีการติดต่อให้บริการกับประชาชน เช่น การใช้ฐานข้อมูลจากบัตรประชาชน (Smart Card) เชื่อมต่อกับข้อมูลของหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ ซึ่งลดภาระการใช้ส�ำเนาบัตรประชาชน (Zero Copy) เพื่ออ�ำนวยความสะดวก ในการติดต่อหน่วยงานราชการ ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานและเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูลหรือที่เรียกว่าOne StopService ติดต่องานหลายอย่างเสร็จสิ้นในที่เดียว หรือแม้กระทั่ง ในปัจจุบันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยียังครอบคลุมไปถึงวงการด้าน การเงินการธนาคาร ที่ส่งผลกระทบกับพนักงานธนาคารที่ถูกลดบทบาทลงไป เพราะมีแอปพลิเคชันและเครื่องมืออุปกรณ์ที่ ทันสมัยสามารถตอบสนองการใช้งานในการเบิก ถอน โอนเงิน หรือธุรกรรมอื่นๆ เพียงแค่ปลายนิ้ว โดยไม่จ�ำเป็นต้องเดินทาง ไปติดต่อยังเคาน์เตอร์ธนาคารอีกแล้ว รอบรู้ เทคโนโลยี