นิตยสาร สสวท. ฉบับที่ 220 กันยายน - ตุลาคม 2562

25 ปีที่ 47 ฉบับที่ 220 กันยายน - ตุลาคม 2562 ข้อดี  หลักการท�ำงานของ E-Office คือ การใช้เอกสาร อิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยสร้าง >> ส่ง >> และ ลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ไม่ต้องพิมพ์กระดาษ ออกมาแล้วเสนอลงนาม ตามวิธีการท�ำงานแบบเดิมซึ่ง เป็นปัญหาอุปสรรคอย่างมาก ที่ส�ำคัญเป็นการสิ้นเปลือง งบประมาณและทรัพยากรมากมาย เนื่องจากการพิมพ์ เอกสารออกมาเป็นกระดาษ 1 แผ่น มีค่าใช้จ่ายหลายอย่าง เช่น หมึก เครื่องพิมพ์ พื้นที่จัดเก็บ ในความทันสมัยและ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ก็ยังมีข้อดีและ ข้อเสียในด้านต่างๆ ดังนี้ ภาพ 1 ตัวอย่างระบบส�ำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรหนึ่ง • ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร ท�ำให้การส่งต่อข้อมูล ข่าวสารเป็นไปด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ สามารถกระจายข้อมูลไปถึงกลุ่มเป้าหมายโดยการ ส่งข้อมูลครั้งเดียว • เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ประมวลผลได้ ทันที สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ • ลดค่าใช้จ่ายการด�ำเนินงานภายในส�ำนักงาน ใช้ หลักการส�ำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office) • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร จัดเก็บข้อมูลใน รูปแบบไฟล์ดิจิทัลได้จ�ำนวนมาก ทั้งในรูปแบบ ไฟล์ภาพ เสียง หรือข้อความ เป็นต้น • สามารถท�ำงานหรือจัดการประชุมทางไกล โดยใช้ โทรศัพท์ โทรทัศน์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ สื่อสาร โทรคมนาคมได้โดยไม่จ�ำกัดสถานที่และเวลา ท�ำให้ ประหยัดพลังงานและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง • เป็นการพัฒนาผู้ปฏิบัติงานให้ปรับตัวและเรียนรู้ เท่าทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี • ส่งเสริมให้องค์กรหรือหน่วยงานมีภาพลักษณ์ที่ดี เป็น Smart Office ข้อเสีย  • พนักงานมีความรู้ในระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ไม่เท่ากัน ต้องให้การอบรมเพิ่มเติม • ต้องลงทุนเครื่องมืออุปกรณ์ซึ่งมีราคาสูง • ต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยการรั่วไหลของ ข้อมูล